Info expozanţi

CALENDARUL TÂRGURILOR GAUDEAMUS 2023 (în curs de actualizare!)

• Craiova, 1 – 5 martie, Teatrul Național „Marin Sorescu” (confirmat);
• Cluj – Napoca, 5 – 9 aprilie, Piața Unirii;
• Oradea, 10 – 14 mai, Piața Unirii (confirmat);
• Sibiu. 11 – 15 august, Piața Mare;
• Brașov, 23 – 27 august, Piața Sfatului;
• Iași, 6 – 10 septembrie, Bulevardul Ștefan cel Mare;
• Buzău, 20 - 24 septembrie, Centrul Muzeal I.C. Brătianu (confirmat).

----- GAUDEAMUS RADIO ROMÂNIA, EDIŢIA BUCUREŞTI 2022 -------

Ediţia cu numărul 29 a Târgului de Carte GAUDEAMUS Radio România va avea loc în perioada 7 - 11 decembrie în Pavilionul B2 al Complexului Expoziţional Romexpo. Evenimentul este organizat de Radio România. Proiect cultural finanţat de Ministerul Culturii.

INFORMAŢII UTILE EXPOZANŢILOR

● plan tehnic Pavilionul B2 Gaudeamus - expozanţi
● anexe tehnice - servicii suplimentare oferite de Romexpo:

● Înscrierea expozanţilor şi alocarea standurilor la această ediţie a târgului vor avea loc în perioada 10 - 28 octombrie. Opţiunile pentru amplasamentul standului vor fi înregistrate şi soluţionate conform următoarelor criterii, aplicate succesiv în situațiile în care acestea vor fi valabile pentru mai mulți participanți:

• numărul total al Târgurilor de Carte Gaudeamus Radio România la care expozantul a participat în intervalul martie 2021 - octombrie 2022 (inclusiv ediții online);
• dimensiunea de stand (prioritate având standurile cu dimensiune mai mare, conform informațiilor furnizate de către participanți în cursul lunii octombrie);
• proximitatea standului față de amplasarea de la ediția Gaudeamus Bucureşti 2019;
  
• profilul activității (prioritate având editurile, respectiv distribuitorii de carte);
• utilizarea optimă a suprafețelor disponibile;
• ordinea în care se face solicitarea.
  

Documente necesare înscrierii expozanţílor:

• contract cadru Gaudeamus Bucureşti 2022
• anexa 1 Gaudeamus Bucureşti 2022
• anexa 2 Gaudeamus Bucureşti 2022
• condiţii generale tehnice şi de participare - Romexpo

* Documentele vor fi expediate prin e-mail la adresa comercial@gaudeamus.ro, în termen de maximum 24 de ore de la rezervarea spațiului de către organizator.
** Nu sunt acceptate înscrieri ale expozanţilor care înregistrează debite faţă de organizator până la stingerea acestora.

● Înscrierea expozanţilor se va realiza exclusiv online, în următoarele etape:

• comunicarea de către participant a următoarelor informații:
  - numele, numărul de telefon și adresa de e-mail ale reprezentantului companiei abilitat să decidă în ceea ce privește dimensiunea și amplasarea standului;
  - dimensiunea de stand dorit, pentru stabilirea ordinii de alocare a spațiului;
  - numele, numărul de telefon și adresa de e-mail ale persoanelor desemnate să gestioneze înscrierea în catalogul participanților și în programul de evenimente.
• contactarea de către organizator a reprezentanților companiilor care au solicitat înscrierea, pentru precizarea dimensiunii și a amplasării standului, astfel încât opțiunea participantului, exprimată prin contractul de participare să corespundă dimensiunii de stand care va putea fi alocat de către organizator; rezervarea spațiului astfel efectuată va fi valabilă 24 de ore;
• transmiterea contractului de participare de către expozant, completat conform celor agreate de comun acord cu organizatorul, în termen de 24 de ore de la rezervarea spațiului;
  
• achitarea integrală sau a minimum 50% din contravaloarea contractului de participare (în funcție de opțiunea participantului, exprimată prin contract);
• completarea formularului online de înscriere în catalogul participanților, care este gratuită și obligatorie.
  

● Tarife și condiții de participare pentru FORMATUL FIZIC
TOȚI expozanții cu stand fizic / suprafață, indiferent de categorie, beneficiază GRATUIT de stand virtual, oferta Standard.

1. Stand amenajat standard categoria A | 75 euro + TVA / mp
   Participanți care desfășoară activități comerciale la stand, în conformitate cu profilul evenimentului: edituri, distribuitori de carte românească și străină, producători și distribuitori de materiale didactice și jocuri educaționale, instituții de învățământ private, anticariate, companii multimedia, distribuitori de muzică.
2. Suprafață de expunere neamenajată categoria A | 55 euro + TVA / mp
   Participanți care desfășoară activități comerciale la stand, în conformitate cu profilul evenimentului: edituri, distribuitori de carte românească și străină, producători și distribuitori de materiale didactice și jocuri educaționale, instituții de învățământ private, anticariate, companii multimedia, distribuitori de muzică.
3. Stand amenajat standard categoria B | 55 euro + TVA / mp
   Instituții de învățământ de stat, muzee, ONG-uri cu profil educațional/cultural, parteneri instituționali ai SRR, standuri cu dimensiunea de maximum 6 mp - exclusiv expozanții cu minimum 3 participări la edițiile în format fizic din anul 2022
4. Suprafață de expunere neamenajată categoria B | 48 euro + TVA / mp
   Instituții de învățământ de stat, muzee, ONG-uri cu profil educațional/cultural, parteneri instituționali ai SRR, standuri cu dimensiunea de maximum 6 mp - exclusiv expozanții cu minimum 3 participări la edițiile în format fizic din anul 2022
5. Stand amenajat standard categoria C | 100 euro + TVA / mp
   Alte categorii de participanți al căror profil nu se încadrează în specificul târgului - în limita spațiului disponibil.
6. Suprafață de expunere neamenajată categoria C | 75 euro + TVA / mp
   Alte categorii de participanți al căror profil nu se încadrează în specificul târgului - în limita spațiului disponibil.

● Tarife și condiții de participare pentru FORMATUL EXCLUSIV ONLINE

1. Stand Basic: 25 euro + TVA
   Pagină de prezentare pe website-ul gaudeamus.ro, cu următorul conținut: logo, date și persoane de contact, profil editorial/activitate, text de prezentare, cod promo - după caz, buton pentru Stand virtual, care va direcționa potențialii cumpărători către pagina indicată de către expozant, pentru vânzarea produselor;
2. Stand Standard: 50 euro + TVA
   Serviciile incluse în oferta Basic + banner promoţional pe pagina de catalog a expozantului;
   (Toți participanții la ediția în format fizic beneficiază gratuit şi de stand virtual - oferta Standard)
3. Stand Personalizat: 75 euro + TVA
   serviciile incluse în oferta Standard + banner pe homepage gaudeamus.ro.

● Activităţi promoţionale

• În incintă | Activităţile promoţionale de orice tip, în afara spaţiului închiriat, se pot derula numai cu acordul scris al organizatorului, în locurile indicate. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a anula acele manifestări - inclusiv pe cele derulate în incinta standurilor - care perturbă activitatea normală a târgului sau nu respectă normele de protecție epidemiologică. Nu este permisă distribuirea de materiale promoționale în afara spațiului închiriat.
• Online (se aplică pentru ambele formule de derulare). În perioada 3-11 decembrie, pe pagina Facebook Gaudeamus Radio România, astfel:
  - o postare având ca temă oferta expozantului la ediția curentă și eventualele beneficii suplimentare acordate cumpărătorilor (ex. discounturi, coduri/vouchere, pachete promo, transport gratuit/cu tarif redus etc.)
  - o postare având ca temă evenimentele organizate în cadrul târgului.
  

Informațiile vor fi expediate către organizator în format finit (material grafic, fomat .jpg sau .png, un scurt text de prezentare și data solicitată pentru publicare), cu cel puțin trei zile înainte de data la
care ar trebui publicate. Publicarea materialelor de promovare se poate face cu respectarea opțiunii expozantului sau cât mai aproape de aceasta (dată și interval orar).

● Înscrierea în Catalogul Participanţilor / Stand virtual
Se realizează prin completarea formularului dedicat, care este partea documentației obligatorii de înscriere. Expozantul are obligația de a transmite informațiile necesare pentru crearea paginii de catalog, în termen de maximum cinci zile lucrătoare de la efectuarea înscrierii. Organizatorul nu răspunde de eventualele neconcordanţe între realitate şi informaţiile prezentate în catalog, cauzate de completarea greşită a formularului de către expozant.
Completarea formularului se va realiza conform următoarelor cerințe:

• Denumire - numele sub care expozantul participă la această ediție a târgului;
• Date de contact - se vor completa individual toate câmpurile aferente;
• Persoane de contact - se vor completa individual toate câmpurile aferente;
• Domenii de editare - se vor selecta domeniile care corespund profilului expozantului;
• Prezentare - text redactat cu diacritice, maximum 100 de cuvinte;
• Stand virtual - URL website de tipul: https://www.......
• Cod de reducere - codul pe care expozantul îl pune la dispoziția vizitatorilor pentru beneficii suplimentare, în cazul achiziției de la târg fizic/online - opțiune exclusiv la latitudinea expozantului, care poate fi implementată la stand și pe website-ul propriu doar de către acesta, care nu influențează alte aspecte ale participării;
• Logo - format .PDF vectorial, cu încadrare în 512x512 pixeli;
• Banner pagină catalog: format .PNG transparent sau .JPG, 782x340 pixeli (doar pentru contractele de tip standard);
• Banner homepage: format .PNG transparent sau .JPG, 657x250 pixeli (doar participare cu stand online personalizat);
  

● Propuneri de evenimente

• Expozanţii sunt invitaţi să propună evenimente ca: lansări de carte, interviuri, dezbateri, prezentări de produse şi servicii, demonstraţii de ofertă, concursuri şi alte manifestări, în conformitate cu profilul târgului și cu legislația în vigoare.
• Evenimentele editoriale cu participare fizică vor putea fi derulate doar în spațiile special amenajate în acest scop de către organizator sau la standuri, cu condiția ca în stand să existe un spațiu de minimum 20 mp alocat exclusiv evenimentelor, iar participanții să nu staționeze pe culoarele de acces.
• Pentru a permite unui număr cât mai mare de expozanți să acceadă la spațiile amenajate de către organizator, programarea evenimentelor propuse se va realiza conform ordinii în care au fost trimise- primele 5 propuneri/expozant, câte un eveniment pe zi - urmând ca, ulterior, în funcție de spațiul disponibil, să fie programate și restul evenimentelor propuse. Termenul limită pentru solicitarea programărilor de evenimente la spațiile gestionate de organizator este 10 noiembrie; comunicarea evenimentelor organizate la stand se poat face și ulterior, până la data de 14 noiembrie. Organizatorii nu asigură instalații de sonorizare la standurile expozanților.
• Timpul maxim alocat unui eveniment organizat în spațiile gestionate de organizator este de 45 minute.
• Organizatorul va încerca să respecte coordonatele propuse de expozanţi, în limita spaţiului disponibil. În caz contrar, eventualele modificări și propuneri de reprogramare vor fi anunţate expozanţilor în termen de maximum 2 zile de la primirea la Secretariatul Târgului a formularului pentru evenimente.
• Expozanții cu stand fizic pot propune și evenimente derulate exclusiv online. Evenimentele organizate exclusiv online vor fi transmise pe website-ul gaudeamus.ro și/sau pe pagina de Facebook Radio România Gaudeamus ca înregistrare.
• Toate informațiile necesare pentru realizarea programului de evenimente (programarea solicitată, titluri, prezentarea evenimentelor, invitați), indiferent vor fi comunicate prin intermediul formularului Google Forms dedicat, după confirmarea programării cu organizatorul.

● Construcţia şi amenajarea standurilor

• În cazul în care se optează pentru suprafaţă de expunere neamenajată, structura standului şi dotările aparţin în întregime expozanţilor/unei terţe părţi, iar construcţia, amenajarea şi demontarea standurilor vor fi realizate în regie proprie sau de către o altă firmă de construcţie. În această situaţie, răspunderea pentru construcţie revine în exclusivitate expozantului, iar organizatorul nu poate fi tras în nici un fel la răspundere pentru eventualele daune produse de construcţia în cauză.
• Pentru participanții care optează pentru amenjarea standului în regie proprie sau cu terți, Romexpo SA percepe următoarele tarife de avizare construcție și acces utilități:
  - 3 euro/mp + TVA: dacă constructia/amenajarea standului se va face de catre expozant cu materiale și elemente de construcție proprii, expozantul prezentând către Romexpo acte doveditoare în acest sens;
  - 4 euro/mp + TVA: dacă construcția/amenajarea de standuri este executată de către firme terțe, dar numai dacă acestea sunt firme autorizate de Romexpo să desfășoare această activitate în cadrul Centrului Expozitional Romexpo și achită tariful de autorizare construcție standuri.
  Toate tarifele de avizare se achita anticipat direct către Romexpo.
• Expozanţii trebuie să trimită spre avizare Secretariatului Târgului, până cel mai târziu la data de 11 noiembrie, proiectul de construcţie şi amenajare a standului, cu precizarea dimensiunilor standului (l x L x h) şi a materialelor care vor fi utilizate. În caz contrar construcţia standului nu va fi permisă. În cazul în care construcția standului nu corespunde proiectului avizat, ROMEXPO poate dispune imediat măsuri de dezafectare a standurilor care nu respectă condițiile menționate anterior.
  
• Nu vor fi acceptate soluții tehnice ce presupun prinderi sau susțineri de elementele constructive ale pavilionului (pereți, stâlpi, pardoseli, instalații de orice fel etc.), cu excepția celor ce presupun utilizarea dotărilor existente (sistemul de prindere al pavilionului). Soluțiile tehnice pentru suspendarea structurilor construite de structura pavilionului vor fi prezentate spre avizare către Romexpo.
• Instalaţiile electrice vor respecta, fără excepţii, normativele în vigoare.
• În caz de pagube materiale datorate accidentelor de muncă, incendiilor, avariilor, din vina personalului tehnic angajat de expozant, sau cu care acesta colaborează, acestea vor fi suportate de către expozant.
• În cazul producerii unor accidente de muncă suferite pe teritoriul ROMEXPO, de către personalul angajat sau cu care expozantul colaborează, accidentele menţionate vor fi declarate şi înregistrate de expozant.
• Prin semnarea contractului expozanții confirmă că au luat la cunoștiință Condițiile generale, tehnice și de participare - Romexpo.
  

● Amenajarea şi predarea standului

• Accesul în incinta Pavilionului B2, pentru amenajarea standului, este permis în intervalul 3 - 5 decembrie între orele 08.00 şi 20.00 și în ziua de 6 decembrie, între orele 08.00 şi 24.00. Pentru expozantii care solicita intrarea in pavilion pentru amenajarea standului anterior datei de 03 decembrie 2022, accesul va fi posibil contra cost in baza cererii acestora, la tariful de 2 euro/mp/zi + TVA.
• Eliberarea spaţiului închiriat (ridicarea exponatelor, a materialelor promoţionale şi a standului aparţinând expozantului) se poate face astfel: duminică, 11 decembrie între orele 20.30 și 24.00 și luni, 12 decembrie, între orele 8.00 şi 24.00. Spațiul închiriat trebuie predat în starea în care a fost preluat. Expozanţii care nu eliberează spaţiul în termenul prevăzut vor plăti o taxă de 100 euro/oră + TVA.
• Supravegherea standurilor şi a exponatelor revine în exclusivitate expozanţilor, în intervalul 9.00 - 21.00, precum și în perioadele alocate amenajării/dezafectării, şi organizatorului, în restul intervalului.
  

● Acces auto. Aprovizionare

• Accesul auto în complexul Romexpo se face, în perioada târgului, în parcările D și E. Pentru aprovizionare, accesul se va face în imediata vecinătate a Pavilionului B2, doar în zilele şi în intervalul orar în care au loc amenajarea, dezafectarea și aprovizionarea standurilor. În perioada 7 - 11 decembrie, aprovizionarea va putea fi făcută exclusiv pe ușile de marfă ale pavilionului, în intervalele 08.00 - 9.00 şi 20.00 - 20.30.